Giải pháp ERP cho các công ty cung cấp dịch vụ về chuyên môn

Giải pháp này có tên gọi là Exact PSA là một giải pháp ERP đến từ Châu Âu được cung cấp bởi EXACT software.

Exact PSA là một giải pháp tự động hóa các quy trình kinh doanh chủ chốt trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng - những tổ chức này gọi tắt là PSOs (Professional Services Organizations)

PSA là một bộ giải pháp tích hợp đầy đủ cho quản lý và điều hành dự án. Tính toán, lập kế hoạch và triển khai dự án một cách linh hoạt, tích hợp với việc xuất hóa đơn và hệ thống tài chính. Giúp bạn có đầy đủ thông tin ở những quy trình trọng yếu, vì vậy việc triển khai dự án sẽ thành công mang lại lợi nhuận theo đúng thời gian và ngân sách đã định.

Cuối cùng, mọi lợi ích mà PSA mang lại sẽ giải thích cho việc làm thế nào nó có giúp bạn ứng phó trước hai xu hướng / thách thức tiêu biểu trong thị trường hiện nay: 

1. Áp lực về giá và lợi nhuận từ thị trường
2. Nhu cầu tạo ra sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh bằng việc bổ sung thêm nhiều giá trị gia tăng.

I. Quản lý Giá (để cạnh tranh về giá cả và dịch vụ)

PSA cho phép quản lý GIÁ dưới nhiều hình thức. Và giá được đưa ra dựa theo thứ tự ưu tiên do hệ thống kiểm tra và được thiết lập sẵn hoặc dựa và giá được định nghĩa trong quá khứ.

Giá cho dự án  / Giá của dự án cha / Giá cho khách hàng  / Giá cho từng nhân viên / Giá cho một hoạt động cụ thể.

II. Quản lý Ngân sách (bởi khách hàng không chấp nhận chi vượt ngân sách)

Khi cấp một ngân sách cho dự án, cần xác định rõ năng suất tối đa để sử dụng tiền cho những hoạt động và nguyên liệu / công cụ (activities & materials)

Ngân sách doanh thu: số tiền bạn đã thỏa thuận với khách hàng

Ngân sách chi phí: số tiền dùng cho chi tiêu nội bộ như chi phí nhân công 

Trong kịch bản đơn giản, người quản lý một dự án có thể xác định chi phí tổng thể và ngân sách doanh thu cho từng dự án, mà trong nhiều trường hợp, ông sẽ yêu cầu sự chấp thuận của người quản lý tài chính. Mỗi ngân sách dự án có thể được chia thành các dòng ngân sách cụ thể. Các ngân sách có thể được theo dõi bằng tiền hoặc số tiền giờ.

Trong một dự án, đây là một chỉ báo quan trọng về tình trạng của dự án. Để đảm bảo rằng:

• Chi ra nhiều giờ công và giờ máy để hoàn tất dự án đúng với những thỏa thuận với khách hàng về thời gian và công cụ cho dự án
• Không chi vượt quá những gì bạn có thể lập hóa đơn (tính phí) cho dự án đã được chốt giá.

III. Quản lý chi phí (để tăng lợi nhuận)

Bên cạnh giờ công, tư vấn viên có thể đăng ký thêm những chi phí khác cho dự án như: chi phí đi lại, chi phí khách sạn, chi phí ăn uống

Các chi phí này có thể được đối xử theo nhiều cách khác nhau, thông thường sẽ là sự kết hợp theo tiêu chuẩn bên dưới:

• Có hay không gửi hóa đơn đến khách hàng, tùy thuộc vào những điều khoản đã thỏa thuận trước trong hợp đồng
  Vd: trong hợp đồng có điều khoản khách hàng sẽ trả chi phí cho khách sạn thì chi phí này sẽ được lập thành hóa đơn gửi cho khách hàng.
• Có hoàn trả lại cho người lao động hay không, tùy thuộc vào việc làm
  Vd: John nhập vào số km đi đường vào timesheet, vì vậy chi phí này sẽ được lập hóa đơn gửi cho KH. Tuy nhiên, anh ta được công ty cấp xe, vì vậy chi phí này sẽ không được hoàn trả lại cho anh ta.

IV. Quản lý dự án (để mang lại lợi ích cho khách hàng)

Điều phối nguồn lực hợp lý, cung cấp cho khách hàng những tư vấn viên đúng chuyên môn theo yêu cầu của họ mà không gây áp lực công việc lên một vài nhân viên ưu tú / chủ chốt của bạn.

Giải quyết công việc trong đúng phạm vi dự án với thời gian và ngân sách đã được hoạch định trước.