Giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng

Giải pháp mã vạch cho sản phẩm giúp cho công tác kiểm kho được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và khoa học giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Ứng dụng Giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng (WMS)

Để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:

Phương án 1: mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.

Phương án 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.

Có 3 tiêu chuẩn chung toàn cầu cho cho việc đánh mã vạch cho sản phẩm ở cấp độ bán lẻ là: EAN-8, EAN-13 and UPC-A

Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm

Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất. Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng.

Quy trình nhập kho

Giải pháp được bắt đầu từ PO (purchase order) được phê duyệt, thông qua hệ thống phần mềm hỗ trợ Exact Globe Next, sẽ gửi purchase receipt trực tiếp đến các thiết bị cầm tay (Mobile/ Hand held device) 

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy hand held sẽ quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa trực tiếp vào hệ thống, không cần nhân viên ngồi nhập lại vào computer, từ đó tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. 

Quy trình xuất kho

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể từ SO (sales order) được duyệt để bắt đầu quy trình xuất kho, phiếu xuất kho cũng được gửi trực tiếp đến máy Hand Held, từ đó đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…đều được tự động ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên không cần phải nhập lại các thông số này vào máy tính.

Quy trình kiểm kho

Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho:

• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng & giá thành sản phầm thấp.
• Chủ động được nguồn vốn nhờ tồn kho thấp.

Giải pháp náy giúp bạn:

• Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp.
• Giảm được 90 % thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
• Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới.
• Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng.
• Giảm 100 % xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch.
• Giảm 80 % thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho.

Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của sản phẩm , tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý sản phẩm, nghiệp vụ mượn trả. Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép cắt giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ quản lý kho hàng.

Ưu nhược điểm các giải pháp Business Intelligence (BI): SAS, IBM, Microsoft và Oracle

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều hãng cung cấp các nền tảng sản phẩm phần mềm triển khai giải pháp Business Intelligence đa dạng khác nhau về tính năng, phương pháp, cách tiếp cận, chi phí, … Nhưng chính sự đa dạng này đôi lúc gây ra nhiều khó khăn cho việc ra quyết định chọn lựa nền tảng để đầu tư.
​

Với khó khăn đó, mình xin phép chia sẻ một số điểm khác biệt chính giữa 04 hãng công nghệ về giải pháp BI bao gồm SAS, IBM, Microsoft vàOracle, nhằm giúp anh em có thêm thông tin cần thiết để thực hiện quyết định chọn lựa nền tảng phù hợp cho giải pháp BI của công ty mình.

Bảng so sánh năng lực sản phẩm nền tảng cho giải pháp BI giữa các hãng (Tham khảo báo cáo “Magic Quadrant for BI Platforms 2012” do Gartner cung cấp)

 

7 căn bệnh về quản trị doanh nghiệp Việt Nam

Hội Marketing Việt Nam (VMA) vừa tổ chức buổi thuyết trình và giao lưu với các doanh nghiệp phía Nam với chủ đề “Chẩn bệnh quản trị doanh nghiệp Việt Nam”. Hai chuyên viên tư vấn của VMA đã đưa ra 7 căn bệnh phổ biến hiện nay của các doanh nghiệp, đồng thời “kê toa” cho những căn bệnh này.

Ông Võ Văn Thành Nghĩa, Phó chủ tịch VMA kiêm Trưởng ban tư vấn doanh nghiệp (ông Nghĩa còn được biết đến như một nhà tư vấn-chuyên viên tư vấn thương hiệu cao cấp) cho biết, trong hơn 2 năm qua, VMA đã “chẩn bệnh” (tư vấn) cho 50 doanh nghiệp gồm các doanh nghiệp tư nhân, cổ phần và cả doanh nghiệp Nhà nước.

Trong số đó, 70% là các doanh nghiệp ở TPHCM, doanh nghiệp thương mại và dịch vụ chiếm 80%, còn lại 20% là các doanh nghiệp sản xuất; quy mô nhân viên của doanh nghiệp lớn nhất được tư vấn là 5.000 người, thấp nhất là 10 người. Hầu hết các doanh nghiệp được tư vấn đều đánh gía cao tính hiệu qủa của việc tư vấn quản trị doanh nghiệp.

Bệnh thứ nhất: Chiến lược

Bệnh này rất nhiều doanh nghiệp mắc phải, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thể hiện cụ thể là thiếu hoặc chưa tự đánh giá doanh nghiệp mình về 5 vấn đề lớn, gồm: thứ nhất là điểm mạnh, yếu (nội lực của doanh nghiệp) về quản trị, văn hóa doanh nghiệp, nguồn lực.

Thứ hai là những cơ hội và thách thức về kinh tế, công nghệ, khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Thứ ba là thiếu hoặc chưa tự đánh giá doanh nghiệp thường xuyên trong quá trình phát triển kinh doanh. Thứ tư là thiếu hoặc chưa có chiến lược qua từng thời kỳ hoạt động.

Cuối cùng là thiếu hoặc chưa có sự chia sẻ giữa bộ máy lãnh đạo và bộ phận thừa hành.

Ông Nghĩa đưa ra một vấn nạn hiện nay về nhân lực của các doanh nghiệp: “Nhiều người giỏi làm việc không có tâm, chỉ quan tâm đến lương cao, hay “chảnh”, nhiều người dở nhưng lại không chịu làm và học hỏi”. Hiện không ít doanh nghiệp mà giám đốc độc quyền, không tin cấp dưới, không phân quyền nên suốt ngày nhận “trình, bẩm”, từ đó ra quyết định chậm, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Nhiều vị giám đốc bị động, không chủ động lên kế hoạch đối phó với những thách thức từ môi trường khách quan bên ngoài.

Thí dụ dịch cúm gia cầm đang có nguy cơ thành đại dịch toàn cầu, ảnh hưởng rất lớn đến kinh doanh du lịch nhưng nhiều doanh nghiệp du lịch vẫn bình chân như vại.

Bệnh thứ hai: Kỹ năng quản trị

Bệnh này thể hiện ở hoạt động dẫn dắt và hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp “có vấn đề”. Khi lãnh đạo doanh nghiệp giao việc cho cấp dưới thường giao một chiều, không hướng dẫn công việc, không động viên nhân viên, thiếu sự đồng cảm chia sẻ với nhân viên, không giải quyết tốt những mâu thuẫn giữa người cũ và người mới trong doanh nghiệp.

Trong hoạt động kiểm tra, doanh nghiệp thiếu theo dõi hoạt động của nhân viên thường xuyên, không so sánh hiệu qủa công việc của nhân viên, khi nhận viên có sai sót thì đổ thừa, không giúp họ sửa sai.

Bệnh thứ ba: Kế toán-tài chính

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay không cho cấp dưới biết những thông tin về nguồn vốn, lời, lỗ (phân tích theo ngành hàng doanh nghiệp kinh doanh), dòng tiền với những phân tích thấu đáo nên nhân viên rất thiếu thông tin, hạn chế sự sáng tạo phấn đấu đưa doanh nghiệp phát triển.

Trong hoạt động kế toán-tài chính, nhiều doanh nghiệp không có số liệu thống kê liên tục qua các năm nên không thể hoạch định được kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Việc đối chiếu sổ sách, chứng từ, hoá đơn làm không đến nơi đến chốn, bộ phận kế toán tài chính không thường xuyên rà soát, phân tích và đề xuất những sáng kiến làm lành mạnh tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Bệnh thứ tư: Nhân sự

Ông Lê Phụng Hào, Trưởng ban đào tạo VMA chẩn căn bệnh này như sau: nhiều doanh nghiệp thiếu hoạch định chiến lược nhân sự, không phân biệt được vai trò giữa quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực, nhầm lẫn giữa duy trì động lực và tạo động lực bên trong của đội ngũ nhân viên, không phát triển được lực lượng kế thừa (bệnh sống lâu lên lão làng) và tạo sự cạnh tranh lành mạnh trong nội bộ doanh nghiệp.

Bệnh thứ năm: Marketing

Doanh nghiệp thiếu hoạch định chiến lược marketing, thiếu định vị sản phẩm (nhắm tới đối tượng khách hàng là ai, tạo sự khác biệt sản phẩm của mình để cạnh tranh); xem việc phát triển thương hiệu như là làm quảng cáo mà không coi phát triển thương hiệu như phát triển một con người, không thiết lập được hệ thống phân phối hiệu qủa.

Bệnh thứ sáu: Sản xuất

Doanh nghiệp chưa xác định được chiến lược hoạt động sản xuất luôn phục vụ cho chiến lược kinh doanh, chưa thiết lập hệ thống quản lý chất lượng thực sự (lầm lẫn ISO là công cụ tiếp thị, trong khi ISO là công cụ quản lý nâng cao hiệu qủa kinh doanh của doanh nghiệp); chưa quản lý chi phí chất lượng (quên kiểm soát lãng phí vô hình - thường chiếm 20% chi chí của doanh nghiệp, mà chỉ chú ý chi phí hữu hình); chưa liên tục cải tiến chất lượng do chưa tạo được môi trường thúc đẩy sản xuất và sáng tạo trong doanh nghiệp.

Bệnh thứ bảy: Tâm lý sợ thay đổi

Bệnh này được ông Hào đúc rút thành một hình ảnh khái quát rất có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp: “Không sợ bệnh, chỉ sợ thấy bệnh mà không chữa, bệnh trở thành tật”, lúc đó vô phương cứu chữa.

(Theo VnEconomy)

Tầm quan trọng của việc lập ngân sách

Tại sao dự trù ngân sách rất quan trọng?

Ước tính và cân đối chi phí phù hợp với doanh thu (trên thực tế hay dự kiến) rất quan trọng bởi vì nó giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ xác định xem họ có đủ tiền để tài trợ cho các hoạt động, mở rộng kinh doanh và tạo ra thu nhập cho bản thân hay không. Nếu không có một ngân sách hoặc một kế hoạch, một doanh nghiệp có nguy cơ chi nhiều tiền hơn nó kiếm được hoặc ngược lại, không dành đủ tiền để phát triển kinh doanh và cạnh tranh.

Cách thức lập ngân sách

Mỗi chủ doanh nghiệp thì đều có cách tiếp cận hoặc xây dựng ngân sách khác nhau. Nhưng có vài cách dưới đây, bạn có thể dễ dàng áp dụng để tạo ra bản dự trù kinh phí riêng cho doanh nghiệp mình. Ví dụ, nhiều chủ doanh nghiệp phải đi thuê mặt bằng hay vay nợ để đủ tiền mua mặt bằng kinh doanh trong khi đó lại vừa phải trả các chi phí khác như lãi vay ngân hàng, tiền trả lương cho nhân viên, và cả tiền thuế ( TNDN và TNCN). Điểm mẫu chốt ở đây là bạn phải cân nhắc và xem xét cẩn thận tất cả những chi phí này và bất cứ khoản chi nào khác liên quan việc xây dựng hay mua lại một doanh nghiệp để tránh được những khoản chi lãng phí hay không đúng mục đích.

Làm gì với doanh thu

Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập dự toán doanh thu trong tương lai dựa trên việc nghiên cứu những xu hướng gần trong ngành bạn kinh doanh, những khảo sát về thị trường( khu vực địa lý, giờ hoạt động..) hay học hỏi từ các doanh nghiệp lân cận và hoặc theo dõi các các bản tin trên các chương trình kinh tế tại địa phương.

Sau khi bạn đã nghiên cứu những thông tin này, bạn nên cân đối doanh thu của doanh nghiệp với chi phí. Mục đích là để thấy được chi phí trung bình bao gồm các khoản như thuê mặt bằng, lương nhân công, chi phí cho sản xuất như nguyên liệu thô .vv. Dựa trên thông tin này, các chủ doanh nghiệp sau đó có thể ước tính hoặc dự báo xem họ sẽ có đủ tiền để mở rộng kinh doanh, hay nên gửi tiết kiệm trong ngân hàng. Tuy nhiên, chủ sở hữu có thể nhận ra rằng để có ba nhân viên thay vì hai, doanh nghiệp sẽ phải tạo ra nhiều doanh thu hơn mỗi tuần.

Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn 6 cách giúp bạn lập nên một ngân sách tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. Rà soát lại các điều kiện 

Không phải tất cả các doanh nghiệp đều như nhau, nhưng vẫn có những điểmchung xuyên suốt. Vì vậy hãy chủ động tìm kiếm và kiểm tra thông tin về ngành của bạn trên báo chí, phương tiện truyền thông, hay tại các cơ quan hành chính hoặc đơn giản là nói chuyện với các chủ doanh nghiệp trong ngành để biết xem bạn nên phân bổ các chi phí như thế nào.

Và đặc biệt không như các doanh nghiệp lớn với nguồn vốn lớn và tiềm lực kinh doanh vững chắc, các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất dễ bị tác động của những cuộc suy thoái hay khủng hoảng kinh tế. Vì vậy, những doanh nghiệp này càng cần phải làm rõ các chi phí để tránh những những sai lầm trong việc đầu tư hay chi tiêu bất kỳ khoản nào trong doanh nghiệp.

2. Tạo một bảng tính( excel Spreadsheet)

Trước khi mua hoặc mở một doanh nghiệp, xây dựng một bảng tính để ước tính tổng số tiền và tỷ lệ phần trăm doanh thu cần được phân bổ đối với nguyên vật liệu và các chi phí khác. Tốt nhất là liên lạc với bất kỳ nhà cung cấp nào mà bạn sẽ làm việc cùng trước khi tiếp tục. Làm tương tự như với tiền thuê, thuế, bảo hiểm, vv

3.Thả lỏng tính toán

Hãy nhớ rằng mặc dù bạn có thể ước tính một tỷ lệ tăng trưởng nhất định của doanh thu trong tương lai, hoặc một số chi phí có thể được cố định hay kiểm soát, thế nhưng tuyệt đối tất cả chỉ là dự đoán và không hoàn toàn chắc chắn. Bởi vậy, hãy khôn ngoan trong việc tính toán để chắc chắn rằng bạn có một khoản tiền tiết kiệm hay khoản thu lớn để mở rộng kinh doanh hoặc thuê thêm nhân viên mới.

4. Cắt giảm chi phí

Khi kinh doanh gặp khó khăn chúng ta buộc xoay sở để tìm nguồn tiền từ nơi khác để trang trải những chi phí bất khả kháng, để tiếp tục quảng cáo kiếm doanh thu, hoặc khi một cơ hội mới mở ra đòi hỏi tiền đầu tư; thì những lúc này bạn nên xét đến vấn đề cắt gỉam chi phí.Cụ thể, là bạn hãy tìm đến các hạng mục mà ít gậy ảnh hưởng và có thể cắt giảm được nhanh chóng. Một ý khác là bạn nên chờ thực hiện việc mua và chi tiêu sau khi chu kỳ trả tiền mới bắt đầu, nghĩa là bạn đã thực hiện xong nghĩa vụ thanh toán đối với nhà cung cấp và các chủ nợ trước khi thêm vào một chi phí mới. 

5. Đánh giá kinh doanh định kỳ

Các doanh nghiệp chuyên nghiệp thường lập dự toán ngân sách hàng năm, nhưng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì điều này rất cần thiết và phải làm thường xuyên hơn. Với một số ngành nghề thì thậm chí cái khoảng thời gian lập dự trù này, chỉ kéo dài một đến hai tháng bởi thị trường biến động khó lường và các chi phí bất ngờ có thể thay đổi hoàn toàn diện mạo tài chính của bạn.

6. Tìm kiếm dịch vụ và nhà cung cấp 

Đừng ngại ngần tìm kiếm nhà cung cấp mới hay tiết kiệm chi phí từ các dịch vụ đang được cung cấp cho doanh nghiệp của bạn. Đây là việc có thể và nên được thực hiện ở các giai đoạn khác nhau, kể cả khi mới mua hoặc bắt đầu một doanh nghiệp, khi thiết lập ngân sách hàng năm hoặc hàng tháng, và trong đánh giá kinh doanh định kỳ.

Kết luận

Quá trình lập ngân sách tuy đơn giản nhưng rất quan trọng mà các chủ doanh nghiệp sử dụng để dự báo (và sau đó cân đối) doanh thu hiện tại và tương lai với chi phí. Mục đích là đảm bảo rằng có đủ tiền để giữ cho doanh nghiệp hoạt động, để phát triển kinh doanh, cạnh tranh và để đảm bảo xây dựng một quỹ khẩn cấp chắc chắn.

(Theo Saga)

Sơ lược về sản phẩm PSA

Giải pháp PSA tổng thể

Các chức năng của giải pháp PSA