Giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng

Giải pháp mã vạch cho sản phẩm giúp cho công tác kiểm kho được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và khoa học giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Ứng dụng Giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng (WMS)

Để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:

Phương án 1: mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.

Phương án 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.

Có 3 tiêu chuẩn chung toàn cầu cho cho việc đánh mã vạch cho sản phẩm ở cấp độ bán lẻ là: EAN-8, EAN-13 and UPC-A

Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm

Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất. Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng.

Quy trình nhập kho

Giải pháp được bắt đầu từ PO (purchase order) được phê duyệt, thông qua hệ thống phần mềm hỗ trợ Exact Globe Next, sẽ gửi purchase receipt trực tiếp đến các thiết bị cầm tay (Mobile/ Hand held device) 

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy hand held sẽ quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa trực tiếp vào hệ thống, không cần nhân viên ngồi nhập lại vào computer, từ đó tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. 

Quy trình xuất kho

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể từ SO (sales order) được duyệt để bắt đầu quy trình xuất kho, phiếu xuất kho cũng được gửi trực tiếp đến máy Hand Held, từ đó đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…đều được tự động ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên không cần phải nhập lại các thông số này vào máy tính.

Quy trình kiểm kho

Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho:

• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng & giá thành sản phầm thấp.
• Chủ động được nguồn vốn nhờ tồn kho thấp.

Giải pháp náy giúp bạn:

• Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp.
• Giảm được 90 % thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
• Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới.
• Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng.
• Giảm 100 % xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch.
• Giảm 80 % thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho.

Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của sản phẩm , tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý sản phẩm, nghiệp vụ mượn trả. Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép cắt giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ quản lý kho hàng.